社内DXや自動化を推進したい

事務作業を中心とした業務の効率化のための施策として、社内DXを推進することがブームのようになっています。これまでの対面の会議や、紙ベースの書類管理を見直して、パソコンやスマホを活用した業務へと切り替えることが時代の流れのようです。

しかし、実際に社内DXを推し進める機運が高まっても、なかなか実現することが難しいのが現実です。

オンライン秘書サービスを活用することによって社内DXが進む理由と、社内DXのメリットについて説明します。

紙ベースの業務はアウトソーシングが難しい

オンライン秘書サービスは、その名の通りオンラインによる遠隔地からの業務サポートですので、紙ベースの書類について情報の整理やファイリングなどを依頼することはできません。また、対面での会議についても多くの場合には行われません。

つまり、社内スタッフだけの業務であれば紙ベースでも支障がないケースでも、オンライン秘書サービスを利用する場合には必ず、オンライン上で取り扱うことができるデータへと変換しなければなりません。

もちろん紙ベースの書類を郵送して作業をすることが可能なオンライン秘書サービスも多く、弊社でも対応していますが、パソコン上にある書類データと比べるとアウトソーシングが難しいものです。

オンライン秘書サービスはDX作業が得意

常日頃からオンラインによる業務サポートを行っているオンライン秘書サービスでは、社内DXに関するさまざまなノウハウを保有しており、業務の進め方についても熟知しています。

サービスの導入当初は、電話や対面会議の要望を数多くいただくものの、チャットを中心としたテキストによる指示や作業確認に慣れてくると、タイミングやスケジュール調整が難しい電話や対面会議が煩わしいと感じられるお客様も多いです。

社内DXが上手く会社になじまない理由のひとつは、社内にDXに関する知識や経験、ノウハウを持った人材が不足していることにありますので、オンライン秘書サービスを活用することで自然と社内DXが実現していきます。

社内DXを推進することのメリット

社内DXを推進すると業務が効率化されると言われますが、もう少し具体的に社内DXのメリットについて確認してみます。

これまで紙ベースだった書類をデータとしてパソコン上に記録することによるメリットは大きく2つあります。ひとつめは書類を検索することが可能になることで、ふたつめは書類のデータを使用して分析や戦略立案に使用することができることです。

また、外出先でもスマホからのアクセスによって書類を確認できることもメリットのひとつかもしれません。

対面会議をオンラインに切り替えることのメリットは、自宅からのリモートワークでも会議に参加できることに加え、出張先や営業先からでも参加できることです。これまでの会議では、参加者全員の時間だけでなく場所さえも制限しなければ開催することができません。